Microsoft PowerPoint – Diagramme erstellen und bearbeiten
Diagramme sind überall dort essenziell, wo Daten – vor allem größere Datenmengen – verständlich und anschaulich präsentiert werden sollen.
PowerPoint bietet Vorlagen für die gängigsten Diagramme, darunter z.B. Säulen- und Kreisdiagramme, Histogramme und Karten. Diese können schnell & einfach eingefügt und mit eigenen Daten versehen werden.
Darüber hinaus gibt es viele Möglichkeiten, um das Layout eines solchen Diagramms an die eigenen Bedürfnisse anzupassen. Insbesondere können einzelne Diagrammelemente ein- und ausgeblendet werden.
Dieser Beitrag bietet eine Übersicht zum Arbeiten mit Diagrammvorlagen in PowerPoint und stellt die wichtigsten Optionen zum Anpassen von Diagrammen vor.
Ein Diagramm in PowerPoint erstellen und mit Daten füllen
Um ein Diagramm auf der aktiven PowerPoint-Folie einzufügen, gehe in die Registerkarte „Einfügen“ und klicke dort auf „Diagramm“.
Im nächsten Fenster hast du die Auswahl zwischen fast 20 Arten von Diagrammen, darunter z.B. Säulen-, Kreis- und Balkendiagramme sowie Karten und Histogramme.
Außerdem stehen die zuletzt verwendeten Diagramme sowie selbst erstellte Vorlagen zur Verfügung.
Nach Auswahl einer Kategorie (z.B. Säulendiagramm) kann oben noch zwischen einigen Variationen des Diagramms ausgewählt werden (u.a. auch 3D-Diagramme).
Wähle das gewünschte Diagramm aus und bestätige mit „OK“.
PowerPoint zeigt nach dem Einfügen des Diagramms ein Excel-Arbeitsblatt mit Platzhalterdaten an. Du kannst diese nun durch deine eigenen Daten ersetzen, welche in dem Diagramm dargestellt werden sollen.
Die farblich hervorgehobenen Zellen enthalten die Daten, die im Diagramm zu sehen sind.
Das Arbeitsblatt mit den Daten lässt sich auch später jederzeit wieder über die Option „Daten bearbeiten“ in der Registerkarte „Diagrammentwurf“ einblenden (damit die Registerkarte „Diagrammentwurf erscheint, muss das Diagramm ausgewählt sein).
Wenn du die Daten stattdessen im gewohnten Excel-Interface bearbeiten möchtest, klicke hier auf „Daten in Excel bearbeiten“.
Auch wenn PowerPoint das Excel-Interface nutzt, muss keine separate Excel-Datei gespeichert werden. Die Daten sind in der PowerPoint-Datei selbst enthalten (allerdings gibt es auch die Möglichkeit, ein Diagramm in Excel zu erstellen und mit PowerPoint zu verknüpfen, um die Daten stets aktuell zu halten).
Ein Diagramm erweitern oder verkleinern
Daten, die auf dem Excel-Sheet außerhalb der farblich hervorgehobenen Bereiche liegen, werden nicht im Diagramm gezeigt.
Wenn du neue Daten einträgst, wird der markierte bzw. eingerahmte Bereich normalerweise automatisch erweitert.
Du kannst ihn aber auch manuell vergrößern, indem du deinen Cursor auf eines der kleinen Quadrate an den Ecken der Zellen setzt und den Rahmen bei gedrückter linker Maustaste größer ziehst, sodass er weitere Zellen umfasst.
Auf die gleiche Weise kannst du das Diagramm auch verkleinern und einzelne Säulen o.Ä. entfernen. Ziehe den eingefärbten Bereich dazu kleiner.
Du kannst auch mehrere Zellen markieren, einen Rechtsklick ausführen und „Zeile/Spalte löschen“ auswählen.
Wenn du die Inhalte der eingefärbten Zellen dagegen nur mit der Entf-Taste löscht und den markierten Bereich nicht verkleinerst, bleibt im Diagramm ein leerer Bereich.
Diagrammelemente einblenden, ausblenden und anpassen
Wenn du auf das Diagramm klickst, findest du rechts oben am Diagramm ein grünes Plus-Symbol.
Klicke darauf und aktiviere dann für jedes Diagrammelement, welches du anzeigen möchtest, das entsprechende Kästchen.
Die nicht benötigten Bestandteile können durch Abwählen der Kästchen ausgeblendet werden.
Etwas versteckter sind dagegen die zusätzlichen Optionen. Wenn du deinen Cursor über eines der Elemente bewegst, wird rechts davon ein kleiner Pfeil angezeigt. Hier sind weitere Anpassungen möglich. Bei den Datenbeschriftungen eines Säulendiagramms kannst du z.B. auswählen, ob diese innerhalb oder außerhalb einer Säule angezeigt werden sollen.
Die Anzahl der möglichen Diagrammelemente unterscheidet sich je nach Art des gewählten Diagramms. Bei Säulendiagrammen sind mit Achsen, Gitternetzlinien und Fehlerindikatoren z.B. deutlich mehr Elemente verfügbar als bei Kreisdiagrammen.
Diagrammformatvorlagen – Stil und Farbe des Diagramms ändern
Beim Anklicken des Diagramms findest du rechts oben unter dem Pluszeichen ein Pinselsymbol („Diagrammformatvorlagen“). Klicke darauf, um zwischen verschiedenen Designvorlagen für das Diagramm auszuwählen. Im zweiten Reiter Farbe können Voreinstellungen für das Farbschema des Diagramms ausgewählt werden.
Die Auswahl ist hier jedoch relativ begrenzt ist. In vielen Fällen ist es daher sinnvoll, die Farbe der einzelnen Elemente (z.B. Säulen) selbst einzustellen.
Design einzelner Diagrammbestandteile anpassen
Um die Schriftgröße, Schriftfarbe, Füllfarbe oder andere Eigenschaften eines Diagrammelements anzupassen, klicke es an und wechsle dann in die Registerkarte „Start“ (für Textformatierungen) oder die Registerkarte „Format“ (für Füllung, Rahmen und Effekte). Die Füllfarbe einer Form kann unter „Fülleffekt“ ausgewählt werden.
Wenn du auf ein Element klickst, welches zu einer Datenreihe/Kategorie gehört, werden beim Daraufklicken auch alle anderen Elemente dieser Datenreihe/Kategorie ausgewählt. Auf diese Weise kannst du z.B. zusammengehörende Balken eines Balkendiagramms oder deren Beschriftungen formatieren.
Wenn du dagegen nur ein einzelnes dieser Elemente auswählen möchtest, klicke zunächst darauf, sodass alle zusammengehörigen Objekte ausgewählt werden. Warte dann kurz und klicke anschließend noch einmal auf das Element, welches du bearbeiten möchtest, um die anderen wieder abzuwählen.
Diagrammfilter – Nur bestimmte Kategorien und Datenreihen anzeigen
Unter dem Pinselsymbol befindet sich ein Trichtersymbol („Diagrammfilter“). Hier können einzelne Kategorien oder Datenreihen (temporär) aus dem Diagramm ausgeschlossen werden, indem du im ersten Reiter „Werte“ die entsprechenden Checkboxen abwählst.
Ein PowerPoint-Diagramm als Vorlage speichern
Nachdem du ein Diagramm wie gewünscht angepasst hast, kannst du es als Vorlage speichern.
Klicke dazu einmal in die Mitte des Diagramms, führe anschließend einen Rechtsklick über dem Diagramm aus und wähle „Als Vorlage speichern…“.
PowerPoint öffnet nun einen Dialog zum Abspeichern des Diagramms als spezielle Template-Datei. Hier kannst du auch den Namen der Vorlage (Dateiname) ändern. Der Dateispeicherort sollte dagegen beibehalten werden, da PowerPoint nur in diesem Ordner nach Vorlagen sucht. Bestätige mit „Speichern“.
Die gespeicherte Vorlage findest du, indem du in der Registerkarte „Einfügen“ auf „Diagramm“ klickst und dann links in den Reiter „Vorlagen“ wechselst.
