Microsoft Word – Bearbeitung einschränken und wieder erlauben
Word bietet umfangreiche Möglichkeiten, um die Bearbeitungsrechte für einzelne Nutzer sowie für verschiedene Teile eines Dokuments zu verwalten. So kann zum Beispiel festgelegt werden, dass Nutzer nur Formulare ausfüllen oder Kommentare hinterlassen können.
In diesem Beitrag erfährst du alles Wichtige zur Aktivierung und Aufhebung der Bearbeitungseinschränkungen in Word.
Bearbeitung eines Word-Dokuments einschränken
Gehe in die Registerkarte „Überprüfen“ und klicke dort auf „Bearbeitung einschr.“.
Aktiviere im Bereich „2. Bearbeitungseinschränkungen“ die Checkbox „Nur diese Bearbeitungen im Dokument zulassen“.
Du kannst nun auswählen, welche Aktionen Nutzer im Dokument durchführen dürfen:
1. Die Standardeinstellung „Keine Änderungen (Schreibgeschützt)“ bedeutet ein vollständiges Bearbeitungsverbot. Das Dokument kann also nur gelesen werden.
2. Mit der Option „Kommentare“ können Nutzer das Dokument ebenfalls nicht bearbeiten, können jedoch Kommentare hinterlassen.
3. Die Option „Überarbeitungen“ bedeutet, dass ein Nutzer zwar Änderungen am Dokument vornehmen darf. Diese werden allerdings markiert und können mit einem Klick rückgängig gemacht werden.
4. Wählst du „Ausfüllen von Formularen“, können Nutzer lediglich entsprechende Formularfelder ausfüllen, ansonsten jedoch keine Änderungen vornehmen.
Bei einigen Optionen hast du noch die Möglichkeit, Ausnahmen vom Schreibschutz festzulegen. Markiere dazu einen Bereich, der bearbeitet werden darf (oder das ganze Dokument mit Strg+A) und setze dann das Häkchen bei „Jeder“ bzw. wähle die Nutzer oder Nutzergruppen aus, die diese Bereiche bearbeiten dürfen.
Dies kannst du mehrmals hintereinander für verschiedene Stellen im Dokument tun. Diese werden dann als markiert angezeigt.
Um Nutzer hinzuzufügen, klicke auf „Weitere Benutzer…“, gib die entsprechenden E-Mail-Adressen ein und bestätige dann mit „OK“. Anschließend kannst du diese Nutzer dann wie oben beschrieben als Ausnahmen festlegen. Du kannst auf diese Weise auch dein eigenes Konto als Ausnahme hinzufügen, damit du selbst das Dokument weiterhin uneingeschränkt bearbeiten kannst.
Wenn du fertig bist, klicke unten auf den Button „Ja, Schutz jetzt anwenden“. Du kannst nun noch ein Kennwort festlegen, mit dem der Bearbeitungsschutz aufgehoben werden kann. Lässt du die beiden Kennwort-Felder frei, kann der Bearbeitungsschutz von jedem entfernt werden. Bestätige dann mit „OK“.
Bei der Nutzung eines Kennworts ist zu beachten, dass keine Verschlüsselung stattfindet und technikversierte Personen den Bearbeitungsschutz auch ohne das Kennwort relativ leicht umgehen können.
Bearbeitungsschutz eines Word-Dokuments aufheben
Um den Bearbeitungsschutz eines Word-Dokuments aufzuheben, gehe zunächst in die Registerkarte „Überprüfen“ und klicke dort auf „Bearbeitung einschr.“, um den „Bearbeitung einschränken“-Bereich am rechten Rand anzuzeigen (ist dieser bereits eingeblendet, überspringe diesen Schritt). Dort hast du die Möglichkeit, zwischen den Textabschnitten zu navigieren, die du aktuell bearbeiten kannst.
Ganz unten findest du den Button „Schutz aufheben“, mit dem sich die Bearbeitungseinschränkungen aufheben lassen.
Gegebenenfalls musst du hier ein Kennwort eingeben, welches von dir oder einer anderen Person festgelegt wurde. Wurde die Option „Benutzerauthentifizierung“ bei der Einrichtung des Schutzes verwendet, kannst du diesen nur aufheben, wenn du mit deinem Microsoft-Konto angemeldet und authentifizierter Besitzer des Dokuments bist.