Microsoft Word – Navigationsbereich anzeigen und richtig nutzen
Der Navigationsbereich in Word zeigt die Überschriftenstruktur eines Dokuments an und kann genutzt werden, um schnell zu einem Abschnitt oder einer Seite zu springen. Außerdem beinhaltet er die Dokumentensuche, mithilfe derer ein Dokument nach bestimmten Begriffen oder Zeichen durchsucht werden kann.
In diesem Beitrag erfährst du, wie du die Navigation einblendest, die verschiedenen Funktionen richtig nutzt und die Größe und Position des Bereichs anpasst. Zudem werden einige häufig auftretende Probleme mit der Navigation behandelt.
Der Navigationsbereich kann in Word mit der Tastenkombination Strg+F aufgerufen werden.
Diese Tastenkombination mag vertraut wirken: Der „Ergebnisse“-Reiter der Navigation beinhaltet die Dokumentensuche, mithilfe derer du das gesamte Dokument nach bestimmten Wörtern bzw. Zeichenketten durchsuchen und per Klick direkt zu den entsprechenden Stellen gelangen kannst.
Der Navigationsbereich kann auch über die Registerkarte „Ansicht“ eingeblendet werden. Solange dort die Checkbox „Navigationsbereich“ aktiviert ist, wird die Navigation dauerhaft angezeigt.
Du kannst den Navigationsbereich wieder ausblenden, indem du das Häkchen entfernst oder die Navigation über das x in der oberen rechten Ecke schließt.
Du kannst die Breite der Navigation anpassen, indem du mit der linken Maustaste auf den rechten Rand des Bereichs klickst und diesen dann bei gedrückter linker Maustaste nach links oder rechts ziehst.
Der Navigationsbereich kann verschoben werden, indem du links oben auf das Wort Navigation klickst (wobei das Vier-Pfeile-Cursorsymbol angezeigt werden sollte), die linke Maustaste gedrückt hältst und den gesamten Bereich dann an die gewünschte Stelle ziehst.
In der Regel soll die Navigation am linken oder rechten Rand fixiert werden (wie auch in der Standardeinstellung). Dies erreichst du, indem du den Navigationsbereich wie oben beschrieben über den linken bzw. rechten Rand des Word-Fensters ziehst.
Die Navigation in Word besteht aus drei Reitern: Überschriften, Seiten und Ergebnisse.
1. Der Reiter „Überschriften“ zeigt die Gliederung deines Dokuments an – vorausgesetzt, du hast deinen Überschriften entsprechende Formatvorlagen zugewiesen.
Du kannst auf einzelne Überschriften klicken, um im Dokument zu diesen zu springen oder einzelne Überschriften und die ihnen untergeordneten Inhalte per Drag-and-drop verschieben oder in ihrer Reihenfolge vertauschen.
Über das Dreieck links von einer Überschrift können die dazugehörigen Unterüberschriften ein- und ausgeklappt werden.
Nach einem Rechtsklick auf eine Überschrift, kannst du über die Befehle „Höher stufen“ und „Tiefer stufen“ die Überschriftsebene ändern. Außerdem kannst du neue Überschriften auf gleicher Ebene sowie neue Unterüberschriften hinzufügen und Überschriften auch löschen.
Ganz oben im Reiter „Überschriften“ findest du den Button „Zum Anfang springen“, mit dem du an den Anfang deines Dokuments gelangst.
2. Im Reiter „Seiten“ werden alle Seiten deines Dokuments angezeigt. Mit einem Klick auf eine Seite springst du direkt dorthin.
Sowohl im Reiter „Überschriften“ als auch im Reiter „Seiten“ wird dir angezeigt, in welchem Abschnitt bzw. auf welcher Seite du dich aktuell befindest.
3. Im Reiter „Ergebnisse“ kannst du Wörter bzw. Zeichenfolgen im gesamten Dokument suchen, wobei alle Treffer der Reihenfolge nach aufgelistet werden. Auch hier gelangst du mit nur einem Klick zu der jeweiligen Stelle im Dokument.
Manchmal tauchen mitten in der Überschriftenstruktur der Navigation leere Zeilen auf. In diesen Fällen handelt es sich um leere Zeilen im Dokument, denen eine Überschriftenformatvorlage zugewiesen ist.
Um diese leeren Zeilen aus der Navigation zu entfernen, klicke zunächst darauf, um zu der Stelle im Dokument zu gelangen. Wenn es sich um mehrere Zeilen untereinander handelt, markiere diese im Dokument.
Wähle dann im Formatvorlagen-Bereich der Registerkarte „Start“ die Formatvorlage „Standard“ aus.
Damit Überschriften im Reiter „Überschriften“ des Navigationsbereichs angezeigt werden, müssen ihnen Überschriften-Formatvorlagen zugewiesen werden.
Die Formatvorlagen für „Überschrift 1“, „Überschrift 2“ usw. findest du in der Formatvorlagen-Gruppe der Registerkarte „Start“.
Um eine Formatvorlage zuzuweisen, klicke mit der linken Maustaste in eine Überschrift und dann auf die jeweilige Formatvorlage.
Einige Überschriften werden nicht im Navigationsbereich angezeigt: Dazu zählen Überschriften in Tabellen, Überschriften in Textfeldern sowie Überschriften in der Kopf- oder Fußzeile.