Microsoft PowerPoint – Tipps für ein effektives Foliendesign
Ein gutes Präsentationsdesign ergänzt deinen mündlichen Vortrag und hilft bei der Vermittlung deiner Botschaften. Die Folien wirken dabei in erster Linie unterstützend und sollten keinesfalls von dem Gesprochenen ablenken.
Leider gibt es beim Erstellen der perfekten Folien ein paar Fallstricke.
Häufige Fehler, darunter zu textlastige Folien, schwer verständliche Diagramme oder das Fehlen eines einheitlichen Designs, können dafür sorgen, dass deine Präsentation ihre Wirkung verfehlt und im schlimmsten Fall negativ in Erinnerung bleibt.
Gute Folien dagegen sind oft sehr schlicht gehalten, eher bild- als textlastig und auf den ersten Blick leicht zu verstehen.
In diesem Beitrag werden die wichtigsten Grundprinzipien für ein effektives Foliendesign vorgestellt. Damit du diese auch in der Praxis problemlos umsetzen kannst, findest du an vielen Stellen Links zu relevanten PowerPoint-Tutorials.
Auch wenn PowerPoint als Ausgangspunkt für diesen Beitrag genommen wurde, sind fast alle Tipps auch auf andere Präsentationstools wie Google Slides oder Canva übertragbar, die oft einen ähnlichen Funktionsumfang aufweisen.
Tipp 1 – Die Präsentation an die Zielgruppe anpassen
Das Wichtigste vorneweg: Führe dir vor Augen, für wen und mit welchem Ziel du die Präsentation erstellst. In der Regel sollen die Zuhörer*innen über etwas informiert oder von etwas überzeugt werden.
Idealerweise kannst du im Vorfeld Informationen über die Präferenzen deines Publikums in Erfahrung bringen. Das ist besonders dann hilfreich, wenn es darum geht, eine kleinere Gruppe an Schlüsselpersonen zu überzeugen (z.B. Lehrer*innen, Dozent*innen, Vorgesetzte, Investor*innen).
Dabei solltest du dir folgende Fragen stellen:
1. Inwiefern ist die Nutzung von Fachvokabular angemessen? Versteht mein Publikum die in meinem Themengebiet gängigen Fachbegriffe oder sollte ich sie erklären bzw. gar nicht erst verwenden?
2. Was sind die Motivation, Interessen und Ziele der Zuhörer*innen?
Versuche, mit deiner Präsentation auf die Bedürfnisse der wichtigsten Schlüsselpersonen einzugehen.
Bei Präsentationen im beruflichen Kontext können das z.B. die Vermeidung von Risiken oder der Wunsch nach Kosteneinsparungen sein.
3. Legen die Anwesenden Wert auf ein ansprechendes Design oder geht es nur darum, die wichtigsten Infos so einfach wie möglich zu vermitteln?
Während beispielsweise im Marketing ein einheitlicher Look im Stil des Corporate Design von Bedeutung ist, kann das bei einer kurzen, informativen Präsentation im eigenen Unternehmen ganz anders sein. Du solltest dir daher überlegen, wieviel Zeit du überhaupt in das Design der Präsentation investieren solltest.
Natürlich ist auch von großer Bedeutung, was du mit deiner Präsentation erreichen möchtest. Ist das Ziel, die Zuhörer*innen zu informieren, von etwas zu überzeugen oder sie zu einer bestimmten Entscheidung anzuregen?
Diese Präsentationsziele sollten direkt zu Beginn definiert und beim Design der Folien stets im Hinterkopf behalten werden.
Tipp 2 – Die Präsentation vor der Erstellung planen
Das Öffnen der PowerPoint-Software ist nicht zwangsläufig der erste Schritt beim Erstellen einer Präsentation.
Bevor du nämlich mit dem Design der ersten Folie beginnst, solltest du dir bereits Gedanken über den inhaltlichen Aufbau der Präsentation gemacht haben.
Nutze ein Textverarbeitungsprogramm oder alternativ ein Blatt Papier und beginne mit dem Erstellen einer groben Gliederung.
Das mag vielleicht zunächst nach Mehraufwand klingen. In der Regel reduziert eine effektive Planung jedoch die Zeit, die du zum Anfertigen einer guten Präsentation benötigst.
Unterteile die geplante Präsentation zunächst in sinnvolle Abschnitte. Diese helfen dir bei der Konzeption und sorgen für einen roten Faden, müssen aber nicht zwangsläufig als Überschriften in der finalen Präsentation auftauchen.
Liste für jeden Abschnitt in Stichpunkten die geplanten Inhalte auf. An dieser Stelle kannst du dir bereits überlegen, welche Inhalte essenziell für die Präsentation sind und welche du möglicherweise weglassen kannst.
Darauf basierend kannst du bereits eine erste Folienplanung vornehmen. Überlege dir, wie du die Inhalte auf Folien verteilst und an welchen Stellen du Bilder, Diagramme oder Infografiken verwenden kannst. Der Rest dieses Beitrags geht näher auf das Foliendesign ein.
Tipp 3 – Keinen unnötigen Stress beim Publikum erzeugen
Deine Präsentation sollte das Publikum nicht unnötig kognitiv fordern. Achte stattdessen darauf, dass die Zuhörer*innen deiner Präsentation jederzeit entspannt folgen können.
Um das zu erreichen, sind einige Grundregeln im Hinblick auf das Foliendesign zu beachten.
Zu viel Text auf den Folien bindet die Aufmerksamkeit des Publikums und viele Zuhörer*innen beginnen zu lesen, anstatt deinem Vortrag zuzuhören. Überladene Folien lenken daher eher von deinem Vortrag ab, als ihn zu unterstützen. Konkrete Tipps für ein schlichteres Foliendesign findest du weiter unten.
Ebenso ist es problematisch, wenn sich die Folieninhalte und das Gesprochene unterscheiden. Dies ruft Verwirrung beim Publikum hervor. Stelle daher sicher, dass dein Vortrag auf die Folieninhalte eingeht – und zwar in der richtigen Reihenfolge.
Tipp 4 – Zahl der Folien
An der Zeitvorgabe für eine Präsentation kannst du oft nichts ändern. Die Zahl der Folien ist jedoch selten vorgeschrieben (eine solche Vorgabe ergäbe auch wenig Sinn).
Auf die Frage nach der idealen Folienanzahl gibt es keine eindeutige Antwort, denn diese ist mindestens von der Art und Dauer einer Präsentation abhängig, aber auch davon, wie viele Daten präsentiert werden müssen usw.
Auch hier gilt wieder, dass Folien deine Aussagen ideal unterstützen sollten.
Eine gute Orientierung können in vielen Fällen jedoch professionelle Pitch Decks bieten, welche sich in der Regel auf weniger als 15 Folien beschränken.
Beachte an dieser Stelle auch den nächsten Tipp: Eine Aussage pro Folie.
Tipp 5 – Eine Aussage pro Folie
Jede Folie sollte genau eine Aussage in deiner Präsentation unterstützen. Das resultiert nicht nur in gut lesbaren und leicht verständlichen Folien, sondern erleichtert es den Zuhörer*innen auch, deiner Präsentation zu folgen.
Diagramme, Tabellen o.Ä. sollten in der Regel auf einer eigenen Folie platziert werden.
Ziele bei der Erstellung einer Folie darauf ab, dass eine andere Person diese innerhalb weniger Sekunden vollständig verstehen kann. Das ist zwar nicht immer möglich, trifft im Idealfall aber auf den größten Teil deiner Folien zu.
Unten siehst du ein Beispiel für eine Folie, deren Aussage auf den ersten Blick ersichtlich ist:
Tipp 6 – Bilder, Icons und Infografiken statt Text
Während viele Folien in historisch erfolgreichen Pitch Decks noch aus einfachen Aufzählungen bestanden (siehe z.B. Uber oder Dropbox), sind moderne Folien deutlich bildlastiger.
Selbst Folien, die lediglich ein Hintergrundbild und wenige Wörter Text enthalten, sind in professionellen Präsentationen häufig zu finden und zur Untermauerung einer Aussage sehr effektiv.
Hochauflösende Stockfotos, die auch kommerziell genutzt werden dürfen, findest du z.B. auf Pixabay.
Darüber hinaus erfreuen sich Infografiken immer größerer Beliebtheit. Über das SmartArt-Feature können in PowerPoint einfache Grafiken eingefügt werden. Diese kombinieren Text mit Formen und Bildern und können zur Darstellung von Listen, Prozessen oder Ähnlichem genutzt werden. Allerdings sind sie auch recht simpel gehalten.
Geübte Designer*innen können mit professionell erstellen Infografiken große Wirkung erzielen.
Auch Icons sind in vielen guten Präsentationen zu finden und ersetzen dort zum Beispiel die Standard-Aufzählungszeichen. Microsoft 365-Abonnent*innen haben über die Archivinhalte Zugriff auf viele verschiedene Icons. Weitere können auf Websites wie flaticon oder Icons8 heruntergeladen werden.
Auch hier gilt natürlich, dass man es nicht übertreiben sollte und Icons nur dann geeignet sind, wenn sie deine Aussagen unterstützen und zum allgemeinen Design der Präsentation passen.
Nicht zuletzt ist auch bei der Präsentation von Daten die Wahl der richtigen Darstellungsform von großer Bedeutung.
PowerPoint bietet eine Vielzahl von Diagrammvorlagen, mithilfe derer Umsätze, Nutzerzahlen, Marktanteile oder Produkteigenschaften visualisiert werden können. Wie du mit diesen arbeitest, erfährst du in der Anleitung zum Einfügen und Bearbeiten von Diagrammen in PowerPoint.
Manche Diagramme sind schwerer zu lesen als andere: Halte deine Diagramme so simpel wie möglich, sodass die Aussage Immer auf den ersten Blick erkennbar ist.
Tipp 7 – Inhalte groß darstellen
Ein weiterer Vorteil eines minimalistischen Foliendesigns: Inhalte können größer dargestellt werden, sodass sie für das gesamte Publikum leicht erkennbar sind.
Das gilt besonders für Text, Diagramme und Tabellen.
Verwende große Schriftgrößen für alle wichtigen Texte (Ausnahmen können z.B. Quellenangaben oder allgemein bekannte Disclaimer sein, welche nicht direkt gelesen werden müssen).
Tipp 8 – Hintergrundinformationen als Handout oder Anhang übermitteln
Für viele Informationen ist in der Präsentation kein Platz. Ausführliche Erläuterungen sprengen den Rahmen, sind aber womöglich notwendig oder zumindest interessant.
Solche Infos lassen sich z.B. in Form von Handouts oder E-Mail-Anhängen nachreichen.
Teile das Handout jedoch erst im Anschluss an die Präsentation aus, wenn du nicht möchtest, dass Zuhörer*innen dieses während deines Vortrags lesen oder referenzieren.
Tipp 9 – Folienmaster nutzen für ein einheitliches Foliendesign
Der Folienmaster sorgt nicht nur für ein einheitliches Design deiner Präsentation, sondern erspart dir auch einiges an Arbeit.
Indem du Elemente wie Logos, Überschriften oder Trennlinien auf den Masterfolien hinzufügst, stellst du sicher, dass diese Elemente auf jeder Folie gleich formatiert und an der gleichen Stelle positioniert werden. Features wie das Hilfsraster können beim genauen Ausrichten von Objekten helfen.
Außerdem können mithilfe von Masterfolien wiederverwendbare Präsentationsvorlagen erstellt werden. Viele Unternehmen verfügen über ihren eigenen Folienmaster.
Ausführliche Informationen zum Arbeiten mit Masterfolien in PowerPoint findest du in diesem Tutorial zum Folienmaster.
Tipp 10 – Animationen und Übergänge
Die Verwendung von Animationen in PowerPoint ist nicht unumstritten.
Manche Personen sind der Ansicht, dass Animationen in professionellen Präsentationen überhaupt nichts zu suchen haben.
Andere erkennen das Potenzial, welches PowerPoint im Hinblick auf Animationen bietet, wenn es z.B. um das Erstellen von interaktiven Navigationselementen oder das Hervorheben aktueller Stichpunkte geht.
Auch Inhalte, die nacheinander eingeblendet werden, können es für Zuhörer*innen einfacher machen, den Überblick zu behalten.
Wer sich gut auskennt, kann mithilfe von Animationen höchst beeindruckende Folien und Folienübergänge erschaffen.
Auch hier lautet der Ratschlag wieder: Kenne deine Zielgruppe. Versuche in Erfahrung zu bringen, wie diese zu Animationen steht und verwende Animationen nur dann, wenn sie einen klaren Zweck erfüllen.
Von der Nutzung der in PowerPoint integrierten Folienübergänge ist in der Regel jedoch abzuraten und auch Soundeffekte sind in professionellen Präsentationen fehl am Platz.
Tipp 11 – Folientiming überprüfen
Wenn eine Präsentation nicht in den vorgegebenen Zeitrahmen passt, kann das problematisch sein.
Während eine kürzere Präsentation nicht zwangsläufig als negativ wahrgenommen wird, sieht das bei einer zu langen Präsentation in den meisten Fällen anders aus. Im schlimmsten Fall musst du einen Vortrag vorzeitig abbrechen.
Probe deine Präsentation daher ausführlich und passe die Inhalte ideal an die zur Verfügung stehende Zeit an.